V kancelářské práci se používají dva programy, které se používají nejvíce: Word a Excel. Být dobrý v těchto dvou programech neznamená ani vzít evropskou licenci, která je certifikátem bez praktického významu, ani vědět, jak používat každou jednotlivou možnost programů sady Office.
Důležité je vědět, jak používat některé klíčové funkce při tvorbě dokumentů a práci s tabulkami, aby byl rychlý a schopný v nejběžnějších denních operacích.
Zde jsou 4 základní operace, které můžete provádět s aplikacemi Word a Excel, které integrují další návody, které jsou již napsány v tomto blogu.
1) Již jsme vysvětlili, co se Excelu týče, 4 věci, které můžeme udělat, aby se staly dobré s tabulkami .
Při této příležitosti podáváme tento článek o automatickém plnění buněk, což je důležitá operace, kterou je třeba znát, abychom mohli pracovat na všech úrovních.
Chcete-li použít automatické plnění, jednoduše zadejte číslo do buňky a následující přímo do pole.
Poté stiskněte myš na rohu druhé buňky, kde je zvýrazněn malý čtvereček, a přetažením dolů držte stisknuté, abyste viděli, že se ostatní buňky vyplňují sekvenčními čísly.
Sekvence mohou být čísla, data nebo i složitější vzorce.
Například, pokud máte několik sloupců čísel, můžete průměrovat všechny hodnoty tohoto sloupce zápisem relativního vzorce do dolní buňky.
Chcete-li průměrovat počet ostatních sloupců, nyní použijte automatický systém plnění. Přetažením čtverce v prázdných buňkách vedle něj provedete stejný výpočet ve spodní části každého druhého sloupce.
Když uvolníte myš poté, co přetáhnete roh vyplněného sloupce na prázdné, budete mít průměr počtu pro každou buňku.
Chcete-li se dozvědět více o automatickém vyplňování Excelu, můžete si přečíst velmi kompletní průvodce webem společnosti Microsoft.
2) Snadná správa dat pomocí kontingenční tabulky
Je také třeba si pamatovat, jak se vyrábějí kontingenční tabulky, které jsou v Excelu naprosto nezbytné.
Kontingenční tabulka je přístupná v nabídce „ Vložit “.
Pokud po zvýraznění celé datové tabulky (včetně záhlaví) kliknete na ikonu kontingenční tabulky, nástroj analyzuje data a přesune je na nový list, kde můžete různými způsoby manipulovat se sloupci.
Je možné vybrat sloupce analyzovaných dat a zvolit, jak s nimi zacházet, například pro průměrování.
Používání kontingenční tabulky šetří spoustu času, takže můžete používat funkce automaticky.
3) Nyní přejdeme k aplikaci Microsoft Word, nejpoužívanějšímu programu na světě pro psaní dokumentů.
Zápis není obtížný, ale formátování textu a jeho vykreslení určitým způsobem na listu vás může zbláznit.
S aplikací Word musíte udělat dvě věci: správu záhlaví a rozvržení stránky a formátování textu.
Nadpisy jsou důležité pro vytvoření stejných nadpisů odstavců v dokumentu.
Navrhování nadpisů v aplikaci Word je důležité, protože je nemusíte pokaždé opakovat pro každý nový dokument.
Záhlaví lze formátovat z nabídky „Vložit“ výběrem ikony „Záhlaví“.
Pomocí záhlaví můžete upravovat všechny stránky dokumentu najednou.
Tato stránka nápovědy vysvětluje, jak vložit záhlaví dokumentu a zápatí.
4) Správa rozvržení stránky
Další věc, kterou musí každý, kdo pracuje s aplikací Word, je vědět, jak nastavit a zobrazit formát stránky v dokumentu.
Některé nástroje související s rozvržením stránky jsou v nabídce „ Vložit “.
Odtud můžete přidat „Čísla stránek“ pro automatizaci a správu číslování stránek.
V nabídce „ Rozložení stránky “ existují různé možnosti formátování, které automaticky upravují okraje.
Na druhou stranu možnosti okraje stránky vám umožňují ručně změnit okraje dokumentu doleva a doprava.
Pokud jde o Word, odkazuji na další dva návody tohoto blogu týkající se základních pojmů, které je třeba znát, a nejdůležitějších operací, které je možné použít:
- 5 užitečných funkcí pro profesionální a rychlé používání aplikace Word
- Průvodce formátováním textu Word: styly, oddíly a odstavce
