Řádná správa e-mailové schránky znamená dvě základní věci: vymazání a vždy udržování prázdné části nepřečtených zpráv a uspořádání doručené pošty pomocí filtrů a štítků. I když jsme uspořádali poštu, kterou jsme již viděli, několik průvodců, včetně průvodce, jak si objednat doručenou poštu pomocí filtrů a přezdívek v Gmailu, vidíme zde nejlepší způsob, jak rychle obnovit doručenou poštu, aniž bychom museli nutně číst každou přijatou zprávu. v Gmailu a bez odstranění všeho.
Trik, jak neustále udržovat příchozí poštu s Gmailem na nule (ale platí i pro jiné poštovní schránky), je použití záhadné a málo používané funkce, která „archivuje“ poštu, to znamená, že ji skryje, aniž by ji odstranila a udržovala zvýrazněné nepřečtené zprávy.
Použijete-li tlačítko Archiv na vybrané e-mailové zprávy, budou odstraněny ze složky Doručená pošta .
Archivované zprávy se však neodstraní z Gmailu, ale pouze ze složky přijatých zpráv.
Oznámení o zprávě zmizí, i když tento e-mail nebyl přečten.
V kterémkoli programu nebo aplikaci pro správu e-mailů, jako je Gmail, jsou e-maily rozděleny hlavně do 5 sekcí:
- Doručená pošta musí obsahovat všechny přijaté e-maily, které jsou významné a zajímavé.
- Pošta odeslaná s e-maily zaslaná ostatním.
- Nevyžádaná pošta, s e-maily považovanými za automaticky nežádoucí.
- Koš, smazané e-maily
- Archivováno, všechny zprávy byly ze složky Doručená pošta odstraněny, ale nebyly odstraněny.
E- mailové zprávy, které není třeba číst nebo otevírat okamžitě, ale které jsou stále lépe uchovávány a nemazány, by proto měly být přesunuty do archivu .
Rozdíly mezi archivovanými a trashovanými e-maily jsou velmi důležité:
Archivované e-maily se po určité době automaticky neodstraní, jako je tomu u těch, které byly přesunuty do koše, ale zůstanou v Gmailu, dokud nebudou ručně odstraněny.
Archivované zprávy jsou také zahrnuty do obecných vyhledávání prováděných prostřednictvím vyhledávače Gmail, což není případ spamu nebo smazaných e-mailů.
Archivované e-maily se počítají v rámci úložného prostoru Gmailu, zatímco smazané e-maily se naopak nepočítají.
Archivované e-maily, jak je uvedeno výše, nejsou automaticky označeny jako přečtené a ve skutečnosti, pokud archivujete e-maily bez otevření nebo přečtení, zůstanou zvýrazněny jako nepřečtené, i když nebudou zahrnuty do počtu e-mailů, které mají být přečteny.
Kam končí zprávy archivované v Gmailu „> všechny zprávy “, chcete-li zobrazit všechny e-mailové schránky a zprávy v archivu dohromady.
Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook, místo toho existuje karta Archivovat a procházet pouze ty.
E-maily uložené se štítkem budou potom viditelné v různých složkách se štítkem, a to jak těch, které Gmail automaticky vytváří, tak i těch personalizovaných.
Nyní, když víme, jak tuto funkci použít k archivaci zpráv, uvidíme, jak ji použít k resetování počtu nepřečtených zpráv ve složce Doručená pošta .
Nejprve si můžete vytvořit filtr, abyste mohli archivovat všechny nepřečtené zprávy, včetně starých, najednou, aniž byste je museli smazat.
Poté stiskněte šipku dolů umístěnou ve vyhledávacím poli Gmailu, stiskněte tlačítko vedle položky Hledat a vložte „nepřečtené zprávy“.
V dolní části tohoto odkazu stiskněte odkaz Vytvořit filtr, potvrďte akci a poté v okně filtru vyberte pouze políčko „Ignorovat doručenou poštu (archiv)“.
Před kliknutím na Vytvořit filtr vyberte možnost „ Použít filtr i na předchozí konverzace “.
Všechny dosud nepřečtené zprávy budou proto archivovány a číslo zobrazující e-maily, které mají být přečteny, je resetováno.
Nakonec otevřete Nastavení Gmailu stisknutím tlačítka ozubeného kola vpravo nahoře, přejděte do části Filtry a odstraňte nově vytvořený filtr (abyste zabránili automatickému archivování příchozích zpráv).
Vytvořením filtrů e-mailových zpráv je možné zajistit, aby se e-maily z přesně definovaných adres automaticky archivovaly a zůstaly tak i nepřečtené.
Můžete také archivovat všechny zprávy, přečtené i nepřečtené, přijaté před určitým datem .
Chcete-li to provést, hledejte v: doručené před: 2016/12/31 (v tomto příkladu chci archivovat všechny zprávy přijaté před 31. prosincem 2016), poté stiskněte tlačítko Vytvořit filtr pro toto hledání a vyberte akci Ignorovat doručené (Archivovat) ), s možností použít filtr na všechny konverzace.
V budoucnu, kdykoli obdržíte zprávu, kterou nemusíte číst (například oznámení od Facebooku, Amazonu nebo jiných aplikací), můžete ji přímo smazat.
Chcete-li archivovat e-mail v Gmailu, jednoduše jej vyberte ze seznamu a poté stiskněte tlačítko Archivovat v horní části, aby zmizel ze složky Doručená pošta.
Akce pro archivaci zpráv lze na PC urychlit výběrem položky E-mail a stisknutím klávesy E na klávesnici.
V Gmailu pro Android můžete přejít do Menu> Nastavení> Obecná nastavení> Výchozí akce Gmailu a zvolit Soubor (místo Odstranit.
Tímto způsobem stačí poslat zprávu doleva nebo doprava a archivovat ji bez odstranění.
Také v Gmailu pro iPhone a iPad můžete použít tlačítko Archivovat po výběru zpráv doručené pošty.
Pokud zprávu omylem archivujete, můžete ji snadno vrátit do složky Doručená pošta tak, že ji vyhledáte ze seznamu Všechny zprávy, vyberete ji a pomocí klávesy ji přesunete do složky Doručená pošta .
