Kolikrát budeme muset připravit důležitý dokument, který bude informovat o úvahách a dodatcích kolegů nebo zúčastněných stran, přičemž se budeme snažit zkombinovat vše do jednoho dokumentu, jak je požadováno pro závěrečnou práci Namísto plýtvání času generováním každého vlastního dokumentu a pokračováním v obtížné operaci sloučení můžeme využít jednoho z mnoha programů pro psaní, které vám umožňují psát současně online, takže okamžitě můžete vygenerovat písemný dokument „více rukou“, a to i v případě ve kterém jsou spisovatelé velmi daleko, protože stačí jednoduché připojení k internetu.
Podívejme se společně nejlepší nástroje pro sdílení dokumentu a psaní současně zdarma.
Tímto způsobem výrazně zvýšíme naši produktivitu, a to jak v práci, tak ve studentském prostředí (škola nebo univerzita).
PŘEČTĚTE SI také -> Aplikace a nástroje pro skupinovou práci, chat, komunikaci a sdílení projektů
1) Dokumenty Google
Jeden z nejúčinnějších programů, které používají kolaborativní psaní, nemusí být na PC ani nainstalován a funguje dokonale online; mluvíme o Dokumentech Google, na jejichž domov se dostanete odtud -> Dokumenty Google .
Po otevření webu jednoduše klikněte na tlačítko Přejít do Dokumentů Google a zadejte přihlašovací údaje pro libovolný účet Google.
Můžeme použít účet, který používáme pro Gmail, i účet, který používáme na zařízeních Android. Důležité je, že tento účet je znám již našim budoucím spolupracovníkům (kteří obdrží, jak uvidíme později, pozvání k účasti na jejich e-mail, lépe rozeznatelné).
Pokud ještě nemáme účet Google, můžeme si jej vytvořit pomocí odkazu zde -> Vytvořit účet Google .
Zadejte přihlašovací údaje, přistupujeme k jakémukoli dashboardu se všemi dříve vytvořenými dokumenty, řadou dostupných modelů a dokumenty uloženými na Disku Google (prostor nabízený pro dokumenty); Chcete-li vytvořit nový dokument, klikněte na Vyprázdnit .
Budeme mít před sebou textový editor ve stylu Wordu, s automatickým ukládáním do cloudu a všemi nástroji pro psaní jakéhokoli dokumentu.
Než začneme psát, nakonfigurujme sdílený přístup k dokumentu kliknutím na Sdílet vpravo nahoře.
Pokud jsme tak dosud neučinili, budeme požádáni o pojmenování dokumentu; Po dokončení se zobrazí malé okno s textovým polem.
Do tohoto pole můžeme zadat e-mailové adresy uživatelů, kterým chceme dokument zpřístupnit, nebo pouze zadat jméno mezi adresáři uloženými v adresáři kontaktů v Gmailu nebo Androidu (objeví se okamžitě).
Alternativně můžeme v chatu získat odkaz, který lze sdílet, kliknutím na položku Získat odkaz, který lze sdílet v pravém horním rohu okna.
V době přidání je důležité upravit oprávnění pro dokument kliknutím na textové pole na ikoně tužky: Abychom mohli spolupracovat s uživateli, musíme poskytnout oprávnění k úpravám.
Chcete-li získat přesnější kontrolu nad přístupy a věcmi, které mohou spolupracovníci dělat, klikněte níže na Pokročilé, abyste mohli také řídit změny související s přístupy, přidávání nových lidí bez vašeho souhlasu a deaktivaci stahování, možnosti tisku a kopii pro ty, kteří nejsou oprávněni.
Jakmile je přidán, objeví se alespoň jeden spolupracovník s kurzorem jiné barvy, který odkazuje na uživatele, který právě vstoupil do dokumentu: umí psát a integrovat do psaní v reálném čase, aby měl skutečný sdílený a kolaborativní dokument.
Kromě spolupráce na dokumentu budeme mít také přístup k malému chatu, abychom mohli lépe plánovat psaní v několika rukou a společně komentovat dodatky a vylepšení.
2) Microsoft Word online
Dalším nástrojem, který můžete použít ke sdílení dokumentu a zápisu současně s ostatními uživateli, je Word Online, který může bezplatně používat kdokoli, kdo má k dispozici účet Microsoft nebo Outlook.
Stránka pro přístup k aplikaci Word Online je k dispozici zde -> Word Online .
Budeme požádáni o přihlašovací údaje pro účet Microsoft nebo Outlook; vložte přihlašovací údaje k našemu účtu nebo, pokud ještě žádný nemáte, zaregistrujte se k novému účtu pomocí odkazu zde -> Vytvořit účet Microsoft .
Jakmile získáme přístup k našemu účtu, budeme mít přístup k hlavnímu panelu se všemi již vytvořenými online dokumenty, modely nabízenými webem a případně přítomnými v cloudu OneDrive.
Pro vytvoření nového dokumentu Word klikneme na Nový prázdný dokument .
Otevře nové okno velmi podobné programu Word, který můžeme nainstalovat do počítače, ale funguje to úplně online (můžeme jej použít s jakýmkoli operačním systémem).
Jakmile se seznámíte s intuitivním rozhraním tohoto Word Online, klikněte na položku Sdílet v pravém horním rohu.
V centru se otevře nové okno, kde můžete nastavit spolupráci.
Stačí zadat e-mailové adresy spolupracovníků do pole Komu a nakonfigurovat přístupy pomocí možnosti Příjemci oprávněni k úpravě .
Můžeme si vybrat, zda mohou dokument upravit nebo jen zobrazit a kromě toho zvolit, zda by změny měly provádět pouze spolupracovníci s účty Microsoft nebo ne (velmi dobrá věc, pokud nevíme, zda jsou přihlášeni k odběru služby).
Alternativně můžeme odkaz na sdílení vždy odeslat kliknutím na položku URL odkazu, která vám umožní vygenerovat dobrý odkaz, který bude sdílen v chatu.
Jakmile budou všichni spolupracovníci přidáni, zpřístupníme sdílený dokument, změny se zobrazí (v reálném čase pouze v případě, že máme také předplatné Office 365) a budeme mít také malý chat, kde můžeme diskutovat o nových bodech a dodatcích.
READ ALSO: Weby pro spolupráci online a psaní společně
