Nejedná se o automatickou odpověď, která je jednoduchá, je v možnostech jakékoli e-mailové služby nebo programu a lze ji nakonfigurovat pomocí filtrů v mdo, na které se v závislosti na odesílateli a subjektu již určitým způsobem odpoví přednastaven. V tomto případě jde o vytvoření šablon zpráv, které budou použity jako předdefinované, ale proměnné odpovědi .
Oblast je určitě pracovní oblastí, kde možná dostanete potvrzovací e-maily nebo kde musíte vyžadovat úlohy nebo úkoly od středisek podpory, vždy s použitím stejného formálního vzorce .
Software, který vytváří šablony zpráv nebo "faxy", může být velmi výhodnou alternativou, aby se zabránilo přepisování stejných věcí pokaždé, aby se automatizoval proces psaní zpráv .
Obvykle pro takové operace připraví textový soubor, který funguje jako faksimile, ve kterém se změní pouze jméno příjemce a možná i některé další údaje.
V tomto případě se získá faxový generátor, který může dosáhnout i velmi hluboké úrovně detailů.
Můžete například přidat různé úvody, různé vzorce zdvořilosti, různé formy pozdravů atd., Které se mají použít v závislosti na příjemci zprávy nebo předmětu.
Dopis lze vygenerovat jednoduše výběrem předem napsaných bodů a jejich přizpůsobením pro konkrétní případ .
Po vytvoření vám program umožňuje sestavit je pomocí jednoduchého rozhraní složeného z ovládacích a rádiových skříní.
Program Form Letter Machine proto pomáhá psát dopisy a e-maily smícháním již napsaných poznámek.
Je to užitečné pro lidi, kteří pravidelně potřebují posílat podobné e-maily, které obsahují různé komponenty za různých okolností.
Tímto způsobem je možné sestavit zprávu vytvořením koláže mezi různými částmi textu a mezi již napsanými odstavci, z nichž každý je přizpůsoben konkrétnímu typu odpovědi.
Program je zpočátku v angličtině, ale dává možnost vše přizpůsobit pomocí položky nabídky „ Upravit konfigurační strom “.
Odtud můžete nastavit různé kategorie, abyste mohli uspořádat různé typy a vzorce „faksimiles“ a určovat, kdy a za jakým účelem by měly být použity.
Je to prakticky jako vytvářet řízené postupy psaní pro sebe nebo pro podporu školení jiných lidí.
Náhled zprávy lze vidět v reálném čase ve středu okna a umožňuje vidět, jak je složena.
Pro pokročilejší použití podporuje program také uživatelem definované proměnné, takže můžete model rychle přizpůsobit jménem nebo jinými specifickými údaji.
Mezi přednastavené proměnné jsou časové, datum, měsíc, den, hodina, rok atd., Které jsou založeny na hodinách počítače.
Pokud se například podíváte na příkladovou zprávu, která se zobrazí při prvním otevření programu, všimnete si incipit s nápisem „Dear% Name%“.
V horní části můžete změnit proměnnou Name na jméno, které bude skutečně používat.
Po nakonfigurování zprávy stačí stisknout tlačítko „Kopírovat do schránky“ dole a poté otevřít e-mailového klienta a vložit zkopírovaný text.
Form Letter Machine je bezplatný program pro Windows, velmi jednoduchý, vhodný pro ty, kteří hodně pracují s e-maily a pro profesionální použití.
Automaticky přeloženo z angličtiny
