Microsoft Outlook je nejpoužívanější a nejslavnější program na světě pro správu e-mailů v počítači, i když se jedná o program zahrnutý v sadě Office. Aplikace Outlook je životně důležitá v mnoha organizacích, a to nejen kvůli zřejmým možnostem správy e-mailu, ale také pro funkce kalendáře, úkolů a adresáře.
Pro společnosti je výhodou připojení aplikace Outlook k serveru Exchange, takže každý může sdílet stejný adresář a kalendáře a stává se vynikajícím nástrojem pro spolupráci na podnikové úrovni.
Pro domácí použití se aplikace Outlook používá hlavně ke stahování pošty do počítače a jejím ukládání mimo internet, ale i když většina lidí rozhodně nepoužívá server Exchange doma a pravděpodobně ani nevědí, co to je. Díky funkcím aplikace Outlook je tento nástroj výkonným nástrojem pro správu aktivit i pro osobní a neprofesionální použití, pro čtení e-mailů, následné schůzky, organizování adresářů a mnoho dalšího.
V této příručce uvádíme stručný a soustředěný kurz o tom, jak používat Microsoft Outlook (s jeho nejnovější verzí, Outlook 2013 ), abychom se naučili jeho hlavní funkce a nakonfigurovali ho s každým e-mailovým účtem .
Každý, kdo má programy sady Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint atd.), Má také Outlook v počítači a může jej otevřít pro první přístup.
Jako produkt řady Office najdete známé rozhraní podobné trochu jako Word, i když slouží úplně jiné věci.
Výchozí zobrazení aplikace Outlook je doručená pošta, v horní části je stuha pásu karet, skrytá, aby se ušetřilo místo na obrazovce.
Chcete-li pás karet rychle zobrazit a skrýt, stiskněte klávesy CTRL - F1 .
Lištu můžete uzamknout stisknutím palce, který slouží k opravě a neskrývání.
Stuha pásu karet usnadňuje nalezení tlačítek pro aktivaci funkcí a použití programových nástrojů.
Karta Domovská stránka obsahuje různá tlačítka v závislosti na režimu a obrazovce, na které se právě nacházíte.
Na hlavní obrazovce jsou možnosti pro poštu.
Pod levým okrajem aplikace Outlook jsou složky, zatímco ve spodní části tohoto panelu jsou režimy aplikace Outlook: Doručená pošta, Kalendář, Lidé, Úkoly atd.
Kliknutím na šipku v horní části navigačního panelu se rozbalí v podokně a zobrazí se struktura složek e-mailového účtu.
Kliknutím na tři tečky získáte přístup k dalším režimům aplikace Outlook: poznámky, složky a zkratky aplikace Outlook.
Z „Možnosti navigace“ můžete změnit pořadí, ve kterém se jednotlivé prvky objevují, a deaktivovat kompaktní navigaci, pokud používáte velký monitor.
Karta Odeslat / Přijmout se konkrétně týká funkcí doručené pošty, ale také se zobrazí v jiných režimech (kalendář, úkoly atd.), I když nebudou mít stejnou funkci.
V závislosti na typu poštovního protokolu, který používáte (IMAP nebo POP), můžete nebo nemusí mít možnost stáhnout pouze záhlaví zpráv, označit nebo zrušit výběr zpráv, které mají být staženy, a další funkce (které jsou k dispozici pouze u Protokol IMAP, vždy se doporučuje)
Karta Složka umožňuje spravovat složky ve vašem poštovním účtu, vytvářet nové, vybírat pravidla pro automatickou archivaci starých e-mailů a další vlastnosti.
V režimu kalendáře nejsou žádné složky, takže z této nabídky lze kalendáře kopírovat nebo přesouvat.
Struktura složek je nezbytná pro správu pošty a její udržování uklizenou, nenechat si ujít důležité zprávy a snadněji najít poštu.
V dalším článku jsme viděli, jak vytvořit pravidla a filtry pošty v aplikaci Microsoft Outlook pro organizování pošty do složek .
Možnosti zobrazení obsahují základní funkce pro skrytí nebo zobrazení některých informací a prvků rozhraní aplikace Outlook, mezi nimiž jsou také připomenutí .
V kalendářním režimu je možné změnit způsob zobrazení dnů, s měsíčním, týdenním nebo denním zobrazením a barvou.
Možnosti v pásu karet, jak je uvedeno výše, se mění v závislosti na tom, kde se nacházíte.
Pokud píšete novou poštu, najdete všechna tlačítka pro formátování textu, přidávání příloh, obrázků, štítků atd.
Karta Vložit je k dispozici v každé části aplikace Outlook a umožňuje změnit obsah zpráv, aktivit, událostí kalendáře.
V případě e-mailových zpráv je k dispozici tlačítko pro Možnosti, kde se nachází výběr tématu, barev, písem a efektů, CCN (skrytá kopie, která se má použít ke skrytí příjemců e-mailu) a žádost o potvrzení čtení e-mailu.
Karta Revize obsahuje funkce automatické kontroly pravopisu a gramatiky, které jsou užitečné při vytváření chyb při psaní e-mailů.
Odeslané zprávy můžete také přeložit do jiných jazyků.
Pojďme nyní k nastavení e-mailového účtu, který může být automatický nebo manuální
Při prvním spuštění aplikace Outlook budete vyzváni k vytvoření účtu, který můžete také přeskočit zpočátku a přidat později.
Ve skutečnosti můžete aplikaci Outlook používat bez účtu v režimu kalendáře, úkolů a poznámek.
Jelikož se však jedná o program určený především pro správu e-mailu, vyplatí se přidat účet okamžitě vyzkoušením automatické konfigurace, kde stačí zadat uživatelské jméno a heslo, které používáte pro přístup k vaší doručené poště.
Pokud automatická konfigurace nefunguje (určitě to funguje s adresami Hotmail a Outlook.com, ale nepracuje se s jinými dodavateli), musíte pokračovat v ruční konfiguraci .
Chcete-li přidat účet do aplikace Outlook, musíte přejít na kartu Soubor na pásu karet a postupujte podle postupu ručního nastavení.
V ruční konfiguraci je první volbou použít účet POP nebo IMAP (nebo účet Exchange, pokud nastavujete aplikaci Outlook v kanceláři)
V jiném článku jsme již viděli rozdíly mezi IMAP a POP, které jsou synteticky:
- POP nebo Post Office Protocol je nejstarší protokol používaný ke stahování pošty do počítače.
- IMAP místo toho umožňuje kopírovat strukturu složek webové pošty a synchronizovat zprávy, aniž by je zmizely z poštovního serveru, s možnostmi stažení pouze záhlaví zpráv, aniž by se počítač naplnil tisíci e-mailů a příloh.
Pokud je to možné, vždy zvolte IMAP.
Můžete se podívat na průvodce, jak přidat účet Yahoo Mail do aplikace Outlook změnou parametrů podle poskytovatele pošty.
V dalším článku jsem také vysvětlil krok za krokem, jak nakonfigurovat Microsoft Outlook s GMail pro příjem a odesílání pošty z PC.
V aplikaci Outlook můžete přidat a spravovat tolik e-mailových účtů, kolik chcete.
Používáte-li k práci více e-mailových účtů, například jeden osobní a jeden, může e-mailový klient, jako je Outlook, opravdu změnit a umožňuje vám propojit kalendářové schůzky a aktivity, abyste mohli svůj život spravovat způsobem dokončeno.
Po přidání dvou účtů si můžete vybrat účet, který chcete konfigurovat, z rozevíracího seznamu v horní části stránky Informace o účtu na kartě Soubor .
V části „ Nastavení účtu “ můžete vytvořit nový účet, opravit již přidaný účet, odstranit je, nastavit svůj oblíbený a změnit další nastavení.
Správa adresáře a přidávání kontaktů v aplikaci Outlook
Chcete-li spravovat kontakty v adresáři, otevřete režim Lidé na kartě Domů a přidejte adresy a další podrobnosti z hlavního rozhraní.
Téměř jistě však bude nutné importovat adresář z Google, Yahoo nebo z jakéhokoli jiného účtu, který používáte.
Potom budete muset exportovat kontakty z tohoto adresáře a poté je importovat do aplikace Outlook.
Normálně by to byla snadná práce, kdyby nebyla pro každý účet používající své vlastní formáty a mohlo by dojít ke komplikacím.
Nejjednodušší je synchronizovat adresář mezi Gmailem a Outlookem a importovat vaše kontakty.
Jinak musíte použít karty vCards, jak je vysvětleno v příručce o tom, jak importovat soubory vCard (vcf) do kontaktů Windows a v aplikaci Microsoft Outlook.
Abychom prozkoumali pokročilejší funkce aplikace Microsoft Outlook, viděli jsme v dalších článcích:
- Pokud máte více počítačů, z nichž můžete konzultovat e-maily, ale nemůžete použít server Exchange, v jiném článku jsme viděli, jak synchronizovat Microsoft Outlook na více počítačích .
- Zakázat odpověď na všechny a přeposlat e-mail na zprávy odeslané pomocí aplikace Outlook
- Zpoždění e-mailu pro naplánované odeslání
- Jak zpozdit e-mail pro naplánované odeslání
A konečně, pokud nemáte Outlook a hledáte podobný bezplatný program, můžete se podívat na seznam nejlepších alternativních e-mailových klientů do aplikace Microsoft Outlook pro čtení pošty z počítače
