Nejlepší funkce Gmailu

Gmail je jednou z nejúspěšnějších služeb podepsaných společností Google, protože prakticky každý používá při registraci nového účtu Google (na smartphonu, na YouTube atd.) E-mailový účet. Před Gmailem nebyly e-mailové služby online nepohodlné, velmi omezené a vyžadovaly, aby klient pro stolní počítače, jako je Microsoft Outlook, pracoval slušně. Gmail je místo toho skutečným webovým e-mailovým klientem, výkonným a tak plným funkcí, že by potřeboval příručku se stovkami stránek!
Gmail zůstává nejoblíbenější online službou pro e-mail, i když ne všichni plně využívají své schopnosti: abychom ji mohli správně využívat, ukážeme vám v tomto článku ty nejlepší funkce, které ji odlišují od konkurence. Po přečtení této příručky nebude používání e-mailu Gmail nikdy stejné.
PŘEČTĚTE SI také -> Synchronizujte adresář mezi Gmailem a Outlookem a importujte kontakty
Pokud ještě nemáme účet Gmail, můžeme jej opravit otevřením účtu Google zde -> Nový účet Google .
Chcete-li používat Gmail ze smartphonu nebo tabletu, můžeme si zde stáhnout konkrétní aplikaci -> Gmail ( Android ) a Gmail ( iPhone ).
1) Výzkum
Protože Gmail je služba Google, je zřejmé, že vyhledávání e-mailů může být lepší než v jakémkoli jiném programu nebo službě webové pošty. V případě potřeby by také nebylo nutné třídit mé e-maily do složek, protože je možné je vyhledávat přesně a rychle.
Důležité je znát nejužitečnější operátory Gmailu pro pokročilé vyhledávání pošty a příloh .
Můžeme například prohledávat všechny e-maily podle data, včetně e-mailů přijatých v ten den nebo v předchozích nebo následujících dnech: například můžeme do vyhledávací lišty napsatpo: 2018/12/25 “ a vyhledat všechny přijaté e-maily po Vánocích místo „ před: 2018/12/25 “ hledejte e-maily přijaté před Vánoci. Pokud na druhou stranu máme nepřečtené zprávy po dlouhou dobu, ale „zmizely“ mezi nesčetnými následnými zprávami, můžeme vždy otevřít nabídku Všechny zprávy (panel na levé straně) a do vyhledávacího pole napsat „ je: nepřečtené “, aby bylo možné zobrazit všechny nepřečtené e-maily, protože máme aktivní účet Gmail.
2) Jak používat filtry
V Gmailu můžeme pomocí filtrů automatizovat správu přijatých zpráv na základě odesílatele, na základě předmětu, na základě tématu atd. Každý e-mail lze převést do filtru stisknutím tří teček vedle data a času e-mailu a pomocí filtrování zpráv tohoto typu . Alternativně můžeme vytvořit filtr za běhu kliknutím na vrchol na trojúhelníku na pravé straně vyhledávací lišty a začít vyplňovat různá pole.

Kromě tlačítka Hledat můžeme použít také tlačítko Vytvořit filtr, abychom mohli vynikajícím způsobem filtrovat všechny výsledné e-maily. Filtr může být také retroaktivní, tj. Platný pro organizování již přijatých e-mailů.
PŘEČTĚTE SI také: Objednejte si doručenou poštu s filtry a aliasy v Gmailu pro správu přijatých e-mailů
3) Jak používat štítky
Namísto použití filtrů můžete k uspořádání pošty použít štítky jako druh pořadače.
Gmail již automaticky používá správné štítky na základě svých algoritmů (například vkládáním zpráv Faceboook do sociálních sítí nebo zásilek Amazon do aktualizací ), ale můžeme vylepšit správu štítků a vytvořit nové kliknutím na symbol ve formě a přejděte do nabídky Nastavení -> Štítky .

Pokud místo toho chceme změnit štítek přiřazený k již přijatému e-mailu, stačí jej otevřít a kliknout na tlačítko Štítek v horní části.

4) Používejte Gmail s jinými e-mailovými účty
Gmail usnadňuje import dalších e-mailových účtů, takže můžete přijímat zprávy z jiných adres a také odesílat e-maily pomocí těchto adres. Chcete-li přidat e-mailové účty, klikněte na symbol ozubeného kola a přejděte na Nastavení -> Účet a import, pak klikněte na Přidat další e-mailovou adresu . Gmail používá IMAP a SMTP, aby mohl přijímat a odesílat e-maily od jiných operátorů; mnohé z nich se konfigurují samy (stačí zadat vaši e-mailovou adresu a heslo), v ostatních případech budeme muset obnovit parametry přístupu pro ruční konfiguraci.
Další informace naleznete v článku o tom, jak importovat a spravovat další e-mailové účty v Gmailu s několika poli
5) Zrušte odesílání e-mailu
Jak je vidět v jiném článku, můžete tuto funkci aktivovat a zrušit tak zasílání e-mailů zaslaných omylem, abyste mohli okamžitě napravit blázna nebo nedorozumění. Tímto způsobem budeme mít po stisknutí tlačítka Odeslat e-mail stále několik vteřin, abychom jej mohli zrušit pro případ, že bychom se mýlili. Obvykle je čas pro přehodnocení omezen na 5 sekund, ale pokud chceme prodloužit čas pro zrušení e-mailu, můžeme jej změnit v nabídce Nastavení -> Obecné změnou položky v Zrušit odeslání -> Zrušení období poslat .
Můžeme nastavit maximálně 30 sekund, kromě toho není povoleno (také proto, abychom nezpomalili odesílání e-mailů na servery Gmailu).
6) Ve výchozím nastavení aktivujte „Odpovědět všem“
Když v Gmailu dorazí nová skupinová zpráva, můžeme zajistit, že po kliknutí na Odpovědět bude e-mail adresován na všechny adresy označené v poli příjemce, a nikoli pouze odesílateli. Tuto možnost lze aktivovat v Nastavení -> Obecné a aktivací zaškrtávacího políčka u položky Odpovědět všem, která je přítomna v chování Výchozí reakce .

7) Jak posílat automatické odpovědi, když chybíme
Pokud jsme po dlouhou dobu nepřítomní a chceme, aby někdo, kdo nám píše e-mailem, věděl, že nemůžeme najít, můžeme nastavit automatickou odpověď do Gmailu, který okamžitě pošle osobní zprávu všem odesílatelům, kteří nás budou kontaktovat. Chcete-li to nakonfigurovat, vždy klikneme na tlačítko ozubeného kola a poté přejděte na Nastavení -> Obecné .
Přejděte dolů po stránce, dokud se nedostanete do sekce Automatická odpověď .

Stanovili jsme počáteční a konečné datum (nepovinné) vložte do předmětu krátký text a naše důvody nebo omluvy pro nepřítomnost nebo nedostatek odpovědi, abychom včas informovali kohokoli, kdo se rozhodne odpovědět nám e-mailem.
Abychom předešli odesílání pošty do zpravodajů nebo zpráv služeb, můžeme zaškrtnout políčko Odpovědět pouze lidem zahrnutým do mých kontaktů, takže automaticky budou odpovídat pouze důvěryhodní lidé. Na konci konfigurace klikněte na Aktivovat automatickou odpověď a úplně zavřete Gmail: jsme připraveni odejít na prázdniny nebo na dlouhou cestu bez přílišných myšlenek!
8) Přílohy na Disku Google
Gmail je integrován do cloudové služby Disk Google, takže přijaté přílohy lze vždy uložit do cloudového prostoru Google, abyste je mohli přenášet s sebou na PC nebo na jiných zařízeních.
To je opravdu výhodné ukládat a odesílat i velké soubory a využívat funkce prohlížení a úpravy dokumentů pomocí Dokumentů Google.
PŘEČTĚTE SI také -> V Gmailu se přílohy a přijaté soubory otevírají v náhledu a ukládají se na Disk Google
9) Vyhrazený režim pro důvěrné e-maily
Jak již bylo vysvětleno, v Gmailu je možné odesílat chráněné e-maily s vypršením platnosti a heslem.
Díky této funkci je možné odesílat zprávy s důvěrnými a citlivými informacemi, takže je může otevřít pouze příjemce a také to, že po prvním přečtení e-mailu je automaticky odstraněn.
10) Používejte Gmail jako kompletního klienta
Gmail lze považovat za skutečného e-mailového klienta kvůli některým zvláštním funkcím:
  • K Gmailu můžete přistupovat prostřednictvím prohlížeče nebo prostřednictvím aplikace odkudkoli, pokud má počítač, smartphone nebo tablet s přístupem na internet
  • Gmail můžete také otevřít offline bez připojení k internetu
  • Všechny e-maily Gmail odeslané a přijaté lze stáhnout do počítače
  • V rámci Gmailu lze použít i jiné e-mailové účty
  • Chcete-li je znovu přijmout, můžete v Gmailu odložit e-mail
  • Spamové e-maily lze blokovat výkonným filtrem, který je spravován umělou inteligencí v Gmailu.
  • V Gmailu můžete archivovat e-maily a obnovit doručenou poštu, aniž byste cokoli smazali
  • V Gmailu můžete naplánovat odesílání e-mailů na budoucí datum

Pokud tedy hledáme způsob, jak nahradit Outlook ve správě e-mailů, možná nastal čas použít pro všechny naše e-mailové schránky pouze Gmail, abychom měli vždy po ruce všechny pracovní zprávy nebo osobní zprávy.
PŘEČTĚTE SI také: Kompletní průvodce po Gmailu, abyste mohli začít a stát se odborníky

Zanechte Svůj Komentář

Please enter your comment!
Please enter your name here