Firemní uživatelé dostávají každý den mnoho e-mailů a ztrácí spoustu času čtením a odpovídáním na ně. Většina e-mailů přijatých ve složce Doručená pošta navíc není důležitá, ne-li spam, obvykle ve formě reklam.
E-mail je starověký nástroj (technologicky vzato), který se vyvinul, a přestože mnozí nadále používají staromódní e-mail, existuje několik způsobů, jak lépe organizovat vaši doručenou poštu, vyhnout se plýtvání energií při čtení e-mailů. méně důležité a rychleji reagovat na naléhavější.
PŘEČTĚTE SI také: Objednejte si doručenou poštu s filtry a aliasy v Gmailu pro správu přijatých e-mailů
Mezitím musíme začít říkat, že e-mailové služby nejsou všechny stejné: Gmail, e-mail Yahoo a Microsoft Hotmail jsou jednoznačně nejlepší v kategorii bezplatných e-mailových služeb přes web.
Vzhledem k tomu, že je možné je používat i beze změny e-mailové adresy, bylo by lepší pro ty, kdo používají různé služby, měnit (viz například jak se přihlásit k odběru služby Hotmail beze změny e-mailové adresy).
Alternativně je určitě vhodné použít k přijímání pošty do počítače poštovního klienta, například Microsoft Outlook.
Chcete-li se zbavit břemene příliš mnoha e-mailů, musíte optimalizovat svou poštovní schránku .
Jak již bylo několikrát uvedeno, spam nemusí být nutně tvořen neautorizovanými reklamními zprávami; velmi často se jedná o informační bulletiny zasílané z webů, na které jste se zaregistrovali, a to udělením souhlasu.
Chcete-li zabránit ucpáváním těchto zpravodajů ve vaší poštovní schránce, musíte vybrat, které z nich chcete skutečně přijímat a které nechcete.
Každá pošta tohoto typu, posouvající se dolů, obsahuje odkaz, často psaný malým a skrytým písmem, aby se odstranil ze seznamu adresátů a tyto zprávy již nepřijímal.
Někdy je to odkaz na tlačítko Odhlásit, někdy je to „ odebrat “, zatímco v některých případech musíte napsat novou zprávu požadující odstranění ze seznamu adresátů.
Po stisknutí tlačítka Zrušit odběr závažnější weby zruší automatizaci, zatímco ostatní donutí uživatele, aby se připojil ke svému účtu a změnil možnosti upozornění e-mailem.
Problém je tak pociťován, že byly vytvořeny některé služby, které automaticky odebírají předplatné zpravodaje, například Unroll.me, který pracuje s poštou, Hotmail a Yahoo a e-mailovými klienty mobilních telefonů a počítačů (Outlook a Thunderbird).
Aby bylo možné čelit spamu, poskytují služby Yahoo, Google Mail a Hotmail vynikající filtry (zejména YahooMail), ale pro zvýšení této ochrany existuje několik bezplatných programů blokujících nevyžádané e-maily.
Po malém vyčištění je třeba uspořádat zprávy doručené pošty a pokusit se je agregovat .
Když dostáváte e-maily z webů, se kterými chcete zůstat v kontaktu, můžete snížit svou doručenou poštu pomocí Google InBox pro použití namísto Gmailu
Facebook implementoval e -mailový oznamovací systém (v nastavení účtu -> oznámení ), kde si můžete zvolit, že budete dostávat pouze důležité aktualizace a souhrnné e-maily namísto jednotlivých e-mailových oznámení.
Ti, kteří používají Gmail, mají k dispozici mnoho aplikací a pluginů, které optimalizují Gmail a uklízejí poštovní schránku.
Například mezi nimi bych rád poukázal na plugin Sortd pro Gmail, který se integruje do Gmailu a automaticky organizuje zprávy tak, že je rozdělí do různých sloupců.
Pokud jde o organizaci příchozích e-mailových zpráv ve složkách, je možné ve všech e-mailových službách vytvořit automatická pravidla pro filtrování e-mailů .
Dobré nastavení pravidel filtrování vám umožňuje třídit poštu nebo poskytovat automatické odpovědi.
Pokud jste se například přihlásili k odběru zpravodaje Navigaweb.net, můžete vytvořit takový filtr, všechny denní e-maily s novými články se ukládají společně, například s nastavením „již přečtené“, a proto je snadné je snadno znovu načíst a znovu si je přečíst chtít a hledat minulé zprávy.
V Gmailu je plugin předdefinovaných odpovědí (nachází se v nastaveních Labs a má být aktivován) s předkonfigurovanými šablonami, které je nezbytné rychle reagovat na opakující se zprávy.
Odesílání nebude automatické, ale tímto způsobem trvá odeslání odpovědi pouze dvěma kliknutími, aniž by se muselo vždy přepisovat stejné věci (v jiné poště jsem chtěl nahlásit jiný program pro vytváření modelů a faxů pro automatické odpovědi) )
V kombinaci s filtry je také možné nastavit automatické odpovědi na určitá klíčová slova.
Dalším skvělým pluginem pro Gmail je Boomerang, který vám umožňuje oddálit odesílání e-mailů, a proto odesílat datované poštovní zprávy: Píšu to nyní, posílám ho za dvě hodiny, pro strategii nebo osobní organizaci.
Boomerang je jedním z nejužitečnějších doplňků pro Gmail v prohlížeči Google Chrome .
Proto je velmi užitečné v Gmailu odložit čtení e-mailu.
Konečně můžete v počítači dostávat upozornění na příchozí zprávy pomocí nástrojů, jako je EmailTray nebo ještě lépe, Pop Peeper, který pracuje s jakýmkoli programem nebo poštovní službou.
V dalších příspěvcích jsem také nahlásil nástroje pro přijímání oznámení o nových e-mailech na ploše v Gmailu a rozšíření pro oznámení o nepřečtených e-mailech v prohlížečích Chrome a Firefox .
