Potřebujeme sdílet důležité pracovní dokumenty, ale chceme se vyhnout tomu, aby si každé nerozeznané oko mohlo přečíst důvěrná data "> Kliknutím na ikonu můžeme vybrat řadu položek určených k odpovídající ochraně dokumentu: Chcete-li zabránit otevření souboru, vyberte možnost Šifrovat pomocí hesla, zadejte dvakrát zvolené heslo a potvrďte OK ; Nyní vše, co musíme udělat, je uložit soubor (stisknutím na klávesnici CTRL + B nebo CTRL + S), zavřít Office a zkontrolovat, že při otevření souboru jsme požádáni o zvolené heslo.
Chcete-li odstranit jakékoli heslo, jednoduše otevřete dokument, zadejte dosud použité heslo, vraťte se zpět na Chránit dokument a znovu klikněte na Šifrovat pomocí hesla. Dbejte na to, abyste toto pole ponechali prázdné (tentokrát smažte tečky a stiskněte OK ).
Postup je platný pro jakýkoli program sady Office: Word, Excel, PowerPoint a další programy obsažené v pracovní sadě vytvořené společností Microsoft.
Změňte ochranu
Pokud chceme naopak chránit naše dokumenty Office před změnami, musíme nastavit úroveň blokovaných změn (vzhledem k tomu, že některé dokumenty obsahují textová pole nebo užitečná zaškrtávací políčka pro vyplnění).
Otevřeme dokument, vraťte se zpět do nabídky Soubor a v nabídce Chránit dokument vyberte položku Omezit úpravu . V dokumentu se otevře nový postranní panel, ze kterého se můžete rozhodnout, zda použít omezení formátování nebo omezení změn.
Pro účely této příručky zaškrtneme políčko Povolit pouze tento typ změn v dokumentu a v rozevírací nabídce vybereme jednu z dostupných položek: Žádné změny (pouze pro čtení), Revize, Komentáře a Vyplnění formuláře .
Pokud jsme součástí podnikové sítě a máme jiné uživatele registrované ve stejné podnikové kanceláři, můžeme také omezit změny na konkrétní skupinu výběrem v poli Výjimky (volitelné), kterého se omezení omezením týká.
Chcete-li potvrdit použití ochrany, klikněte níže na Ano, použijte ochranu ; nyní se otevře okno, ve kterém můžete zadat zvolené ochranné heslo (případně odlišné od hesla zadaného pro přístup) nebo alternativně zadat autentizaci pomocí administrativních údajů (pouze účet PC nebo Windows, který momentálně používáme, může provést změny).
Používáme-li autentizaci heslem, můžeme bez problémů integrovat přístupový zámek, jak je vidět v první kapitole.
Pokud místo toho použijeme ověření uživatele, bude dokument okamžitě zašifrován a mohou jej zobrazit pouze oprávnění uživatelé, kteří jej v žádném případě nebudou moci upravit (k úpravám je oprávněn pouze náš účet).
Chcete-li tento typ ochrany odebrat, jednoduše opakujte všechny již zobrazené kroky, zrušte zaškrtnutí políčka Povolit pouze tento typ změn v dokumentu .
Jak chránit dokumenty na LibreOffice
Kancelář je velmi nákladná pracovní sada, kterou společnost Microsoft prodává za stovky eur, proto je obtížné ji koupit od běžných uživatelů nebo domácích uživatelů. Jako platnou alternativu můžeme vždy používat sadu LibreOffice na našich počítačích, která je k dispozici zdarma.Podívejme se společně, jak chránit přístup k dokumentu a jak zabránit neoprávněným změnám.
Ochrana proti otevření
Abychom ochránili nejdůležitější dokumenty, otevřeme LibreOffice, vybereme program, který chceme spustit, vytvoříme dokument a při ukládání klikněte v horní části na Soubor -> Uložit jako .
V okně uložení vybereme název souboru, cestu, kam se má soubor uložit, a ujistěte se, že jste zaškrtli políčko Uložit pomocí hesla, a poté klikněte na Uložit ve spodní části.
Otevře se další okno, ve kterém můžete vybrané heslo zadat dvakrát; Až budete připraveni, stačí dokument uložit. Od nynějška budou moci soubor otevřít a zobrazit jeho obsah pouze ti, kteří znají heslo.
Změňte ochranu
Pokud jsme naopak chtěli dokument chránit před nechtěnými změnami, opakujeme kroky uvedené v předchozí kapitole, tj. Přejděte na Soubor -> Uložit jako, zaškrtněte políčko Uložit pomocí hesla a poté klikněte na Uložit ve spodní části. V okně, do kterého chcete zadat otevírací heslo, rozbalíme položku Možnosti, zaškrtneme položku Otevřít soubor jen pro čtení a poté zadáme jiné heslo, než je sada pro otevření.
Klikněte na OK pro potvrzení. Od nynějška budeme moci dokument otevřít pouze pro čtení, aniž bychom mohli provádět žádné změny (bez ohledu na to, zda máme nebo nemá chráněný přístup k souboru). Chcete-li provést změny v chráněném dokumentu, klepněte na nabídku Úpravy v horní části, vyberte položku Upravit režim a zadejte odemkovací heslo vybrané pro ochranu změn.
závěry
V této příručce jsme společně viděli, jak chránit dokumenty při otevírání a jak chránit dokumenty před změnami, a to jak v případě, že používáme Office, tak v případě, že používáme bezplatnou sadu LibreOffice.Alternativně můžeme jednu nebo více chránit použitím ochrany přímo na složky, což je také popsáno v našem průvodci o tom, jak chránit soubory a složky hesly .
Chcete-li chránit dokumenty před změnami, další metoda (široce používaná) zahrnuje převod dokumentu sady Office do formátu PDF, jak je popsáno v příručce o tom, jak chránit soubor PDF heslem, abyste jej neotevřeli ani neupravovali .
