Před nějakou dobou se technik Google rozhodl pracovat samostatně na novém e-mailovém projektu poté, co požádal o pomoc uživatele, který si stěžoval, že tráví příliš mnoho času hledáním zpráv v e-mailové schránce. 1. dubna 2004, téměř náhodou a díky autonomní iniciativě, přesně před 10 lety, se zrodil Gmail, který je dnes nejpoužívanější online e-mailovou službou na světě. Přestože od narození Gmailu uplynulo 15 let a mnoho dalších od narození e-mailu, existuje mnoho lidí, kteří nadále používají e-mail a Gmail nesprávným způsobem .
Zde je 10 typů chyb, které jsme všichni udělali, ale kterým by se místo toho mělo vyvarovat nebo v každém případě minimalizovat na maximum.
1) Vytvořte mnoho konceptů
Když v Gmailu stisknete tlačítko Napsat, otevře se okno pro složení zprávy.
Pokud něco napíšete a poté stisknete tlačítko Zavřít, uložíte tuto zprávu do konceptů.
To může být použito pro nějaký druh poznámkového bloku, do kterého lze ukládat seznamy úkolů, ale pravděpodobně bude zaplněno nevyžádanými a částečnými zprávami, které nikdy nebyly odeslány.
Každý, kdo používá Gmail, najde v Konceptech stovky prázdných a zbytečných zpráv k odstranění.
2) Odstraňte zprávy, aby vaše doručená pošta zůstala čistá bez nepřečtených zpráv
Jednou, když byly e-maily omezeny dostupným prostorem, mělo smysl smazat zprávy, které již nebyly potřeba. Dnes však, protože je zde celý prostor a protože zprávy všeho druhu přicházejí každý den, není vhodné je mazat, ale raději je organizovat do složek nebo štítků pomocí filtrů. E-maily můžete filtrovat tak, aby se nezobrazovaly v hlavní části, nebo můžete zprávy archivovat a odstranit z doručené pošty, aniž byste je však museli smazat.
PŘEČTĚTE SI také: Objednejte si doručenou poštu s filtry a aliasy v Gmailu pro správu přijatých e-mailů
3) Označte vše jako „přečtené“
Pokud jde o předchozí bod, v Gmailu není vhodné označovat vše jako přečtené, aby bylo možné objednat, můžete je nechat nepřečtené, ale uspořádat je do různých složek.
Chybou je označit zprávy jako přečtené a domnívat se, že se k nim vrátíme později. Také mějte na paměti, že pouze zprávy, které jsou také přijímány ve složce Doručená pošta, se považují za nepřečtené pomocí oznamovacích programů a mobilních aplikací.
Ale ona je úplně zapomenutá.
4) Příliš mnoho nepřečtených e-mailů
Z předchozího bodu je v hlavní poštovní schránce chyba nepřečtených zpráv.
ZOBRAZIT SE TAK: Zobrazit pouze nepřečtené zprávy v Gmailu s rychlým odkazem
5) Pošlete si e-mail, abyste si nechali soubory nebo poznámky .
V minulosti jsem také používal Gmail jako prostor pro ukládání dokumentů, souborů nebo příloh zasíláním mi zpráv sám.
Gmail byl první e-mailovou službou, která poskytuje obrovský GB prostor pro soubory zdarma, takže bylo také normální využívat všechen tento prostor (mluvíme asi před 10 lety), jako by to byla cloudová jednotka.
V posledních letech, s důrazem na skutečné cloudové služby, je třeba této metodě práce zabránit.
Pro větší soubory je lepší mít aplikaci jako Onenote nebo Evernote nebo Dropbox, Disk Google a Onedrive.
ponon, měli byste si zasílat e-maily s dokumenty, odkazy a přílohami, které chcete uložit. Přesto se to někdy zdá jednodušší než odeslání e-mailu, protože pak bude navždy ve vaší doručené poště.
6) Přehrajte pomocí štítků a složek
Gmail podporuje vnořené štítky. Vytváření štítků je užitečné pro organizování e-mailů podobných nebo od stejných odesílatelů. Důležité je, že jich není příliš mnoho a že se všichni objevují v seznamu napravo, aniž by se posouvali, jinak můžeme zapomenout na mnoho kategorií a mnoho přijatých zpráv.
7) Udělejte chybu mezi Odpovědět a Odpovědět všem
Někdy stisknete tlačítko „ Odpovědět “ ve skupinové zprávě, abyste sdíleli myšlenku, kterou obdrží pouze osoba, která poslala poslední odpověď. Jindy zasáhnete odpověď Vše, když jste vlastně chtěli napsat soukromou odpověď.
Abychom se tomuto typu chyb vyhnuli, existují v Gmailu dvě velmi důležité a důležité funkce:
- Použijte funkci zrušení nesprávného e-mailu
- Vložte Odpovědět všem jako výchozí chování na tlačítko Odpovědět, abyste rychle odeslali e-mail skupině kontaktů
8) Odpovědět na e-maily bez změny předmětu
E-mailové diskuse často končí tématem.
Pokud se jedná o důležité e-maily, při odpovědi na e-mail zkontrolujte, zda je vhodné změnit předmět a neukládat starý z prvního e-mailu.
9) Myslíme si, že Gmail nelze používat offline
Ačkoli s omezenějšími funkcemi můžete Gmail otevřít také jako offline program, když nemáte připojení k internetu.
10) Nepoužívejte operátory rozšířeného vyhledávání
Cílem Gmailu bylo od jeho založení poskytovat e-mailovou službu, kterou bylo možné snadno vyhledávat.
Z tohoto důvodu je vyhledávání v Gmailu velmi výkonné, lepší než jakákoli jiná podobná služba, ale pouze to, že potřebujete znát operátory a příkazy, abyste je mohli používat.
Jiný článek vysvětluje nejužitečnější operátory pokročilého vyhledávání v Gmailu .
PŘEČTĚTE SI také: Obecný průvodce po Gmailu
