Sada Microsoft Office se skládá ze dvou nejpoužívanějších programů na světě, v některých ohledech velmi podobných: Access a Excel .
Excel je zpočátku více povrchní, snadněji použitelný a bezprostřednější, s tabulkou vyplněnou čísly nebo hodnotami, které lze automaticky započítat.
Přístup na začátku je místo toho složitější, i když po pochopení základů nabízí možnost vytvořit masku, což je přizpůsobitelné grafické rozhraní, vložit hodnoty do buněk, což je mnohem pohodlnější a uživatelsky přívětivější.
Jsou to pracovní i studijní programy pro správu dat a člověk by se mohl zeptat, který z nich je lepší a pro jaké potřeby je lepší preferovat jeden před druhým.
Stručně řečeno, Excel je nástroj pro analýzu dat pro provádění matematických výpočtů a statistických porovnání, které mají být prezentovány také ve formě snadno sdílených grafů.
Na druhé straně přístup je program pro správu dat, skutečný správce databází, který může používat více uživatelů současně, užitečný pro filtrování hodnot, jejich strukturované zobrazování a automatizaci určitých operací a událostí.
Excel vyniká v analýze numerických dat .
Křivka učení pro použití Excelu je poměrně krátká a již se učí používat některé základní funkce, jako jsou kontingenční tabulky, které můžete okamžitě provést mnoho operací.
Nejnovější verze jsou pak plné předem zabalených modelů, které budou dokončeny.
Excel je vynikající nástroj, pokud existují dvě nebo tři tabulky k použití, místo toho se stává nepříjemnější, pokud se zvětší velikost databáze.
Udržování tabulky Excel s tisíci, ne-li desítky tisíc položek, se stává skutečně obtížnější as vývojem dat existuje riziko chyb při aktualizaci vzorců, grafů a maker.
V dalších článcích, které jsme viděli, o Excelu:
- Jak používat tabulky aplikace Excel
- 4 operace, které lze provádět při práci s Word a Excel
- Nejlepší šablony Excel ke stažení zdarma pro finanční a komerční operace .
Ve srovnání s Excelem, který se zaměřuje na numerická data a sekvence, je Access opravdovým řešením digitálního archivu pro informace, které lze v programu několikrát vyvolat.
Křivka učení pro Access je delší, v tom smyslu, že abyste ji mohli začít používat, musíte si prostudovat alespoň základy a porozumět její terminologii.
Asi největším rozdílem mezi aplikací Access a Excel je metoda uchovávání dat.
Přístup lze kdykoli upravovat a můžete přidávat další informace, upravovat, odstraňovat nebo filtrovat data, aniž by to mělo dopad na vzorce a tabulky.
Při použití rozsáhlého souboru dat v Excelu však existuje možnost, že malá změna může zničit celou tabulku.
Přístup jde o krok dále než Excel pomocí vyhledávacích seznamů a ověřovacích pravidel pro jednotlivá pole na úrovni tabulky.
Referenční integrita mezi tabulkami, to je jejich propojení, je neustále udržována aplikací Access, která zajišťuje význam každé informace.
Agregace obrovských databází jsou v aplikaci Access relativně jednoduché, což vám umožňuje okamžitě filtrovat jednotlivé informace bez kontingenčních tabulek.
O přístupu, zjevně méně používaném než Excel kvůli jeho počáteční složitosti, jsem v minulosti napsal předběžnou příručku založenou na Microsft Access, abychom pochopili, jak to funguje a k čemu se používá .
Neexistuje tedy žádný lepší nebo horší program, oba jsou vynikajícími nástroji, které je třeba používat střídavě podle potřeb a práce, kterou je třeba vykonat a udržovat.
Excel usnadňuje vytváření vlastních výstupů s velmi flexibilním formátováním a anotacemi, které můžete snadno přidat kdekoli.
Pokud je však třeba data a vztahy v průběhu času udržovat, mohou se tabulky stát skutečně omezující, takže se do hry dostává přístup.
Hybridní řešení, ve kterém jsou data z databáze Access exportována nebo kopírována do Excelu, je určitě nejlepší.
Programy se navzájem integrují a je možné importovat data aplikace Access do aplikace Excel a naopak naplnit aplikaci Access pomocí existujících tabulek aplikace Excel (viz příručka Microsoft).
Přestože Excel není databáze, je stále široce používán k ukládání dat.
Excel je však databáze jednotlivých souborů a nikoli relační databáze, jako je Access, kde jsou data různých tabulek propojena a automaticky se mění podle určitých událostí.
Když se jednoduché tabulky musí vyvinout do několika souvisejících datových tabulek, je Access první volbou.
Jakmile jsou data v aplikaci Access, můžete přidat více tabulek a sloučit je dohromady, vytvářet dotazy nebo pohledy, definovat strukturu a typy dat.
Není pochyb o tom, že aplikace Access je produktem bohatým na funkce, i když první dopad by se mohl zdát skličující.
