Jedním z nejčastějších děsů, když vytváříme dokumenty v sadě Office, je ztráta veškeré práce provedené do té chvíle v důsledku náhlého výpadku napájení nebo chyby systému Windows s nuceným restartem. Tyto scénáře jsou stále méně časté, ale můžeme chránit práci provedenou programováním aplikací Word, Excel a PowerPoint, aby se dokument automaticky ukládal, zatímco to stále děláme: jednáním tímto způsobem, v nejhorším případě, ztratíme pouze posledních pár okamžiků před problémem nebo blackout. V této příručce vám ukážeme, jak aktivovat automatické ukládání souborů v aplikacích Word, Excel a PowerPoint, aby byla vždy chráněna práce prováděná v kanceláři nebo doma; Pokud to nestačí (hrozí poškození souboru), ukážeme vám také, jak použít historii souborů k obnovení staré revize souboru, takže můžete vždy začít znovu v dobrém bodě a vyhýbat se opakovanému spouštění.
PŘEČTĚTE SI také -> Obnovte poškozené, poškozené nebo ztracené dokumenty a soubory aplikace Word
1) Automatické ukládání do Office 365
Pokud máme kopii předplatného sady Office 365, je automatické ukládání k dispozici přímým nahráním souboru do OneDrive, OneDrive pro Business nebo SharePoint Online (pro společnosti): tímto způsobem budou různé používané programy Office synchronizovat každou změnu provedenou v soubory (v intervalech několika sekund), takže se nikdy nemusíte starat o problémy. Nejprve proto povolíme klienta OneDrive na našem počítači se systémem Windows 10, hledáme jeho ikonu v pravém dolním rohu nebo hledáme položku OneDrive v nabídce Start.
Pokud máme předchozí verze Windows nebo používáte Mac, stáhneme OneDrive.
Jakmile je synchronizovaná složka OneDrive povolena, jdeme na program Office, který se má použít, začněte psát dokument ( Nový ), poté klikněte na Soubor -> Uložit nahoře a jako cestu vyberte OneDrive -> Osobní složka . Soubor bude okamžitě uložen do cloudu a v horní části okna se zobrazí tlačítko Automatické uložení .
V dalším článku průvodce synchronizací složek v aplikaci Onedrive.
Když je tlačítko aktivní, již se nebudeme muset starat o ukládání v časových intervalech, protože vše je synchronizováno s cloudem (samozřejmě musí existovat připojení k internetu). Pokud chceme obnovit starou verzi souboru, jednoduše klikněte na tlačítko Uloženo v OneDrive vpravo nahoře a použijte nabídku Zobrazit všechny verze .
Tímto způsobem můžeme automaticky ukládat a obnovovat v případě potřeby i v případě problémů s PC (vždy můžeme pokračovat v práci na jiném počítači nakonfigurovaném pomocí našeho účtu Office 365).
Pokud ještě nemáme sadu Office 365, můžeme se zde přihlásit k odběru služby -> Koupit Office 365.
Pro základní balíček je k dispozici také 1měsíční zkušební verze, takže můžete vyhodnotit všechny výhody předplatného sady Office místo nákupu celé sady pro offline produkci.
2) Automatické ukládání do offline verzí sady Office
Pokud nemáme sadu Office 365, ale bezplatnou prodejní verzi (s klasickou licencí na dobu neurčitou), automatické ukládání do cloudu není k dispozici, ale automatické ukládání pro offline soubory můžeme vždy přijmout.
V tomto případě použijeme revizní systém integrovaný v rámci sady Office, takže můžeme uložit změny, které neukládáme ručně v kratších intervalech (připomínáme, že stisknutím klávesy CTRL + B na klávesnici okamžitě uložíte provedený pokrok).
Chcete-li povolit automatické ukládání na maloobchodních verzích sady Office, otevřete jakýkoli dokument v aplikacích sady Office, klikněte na Soubor nahoře a přejděte na Možnosti -> Uložit cestu.
Z tohoto okna se ujistíme, že je označena přípona nejnovějších kancelářských souborů (např. Docx, xlsx atd.), Zaškrtneme zaškrtávací políčko pod položkou Uložit informace o automatickém uložení, nastavíme interval 1 minuty (minimum, které můžeme nastavit) a také povolíme, aby byla položka automaticky aktualizována, pokud se zavře bez uložení .
Informace o automatickém ukládání se uloží do cesty uvedené v poli Cesta k souboru s automatickým uložením, což může být také složka jakéhokoli cloudu (pokud jsme synchronizovali OneDrive nebo Disk Google, můžeme tam změny směřovat a mít tak nepřetržitou zálohu).
Chcete-li obnovit soubory po výpadku nebo systémové chybě, jednoduše znovu otevřete sadu Office a použijte nástroj pro obnovu souborů, který bude čerpat ze zálohy, kterou jsme nakonfigurovali dříve. Tento systém bohužel ukládá pouze změny provedené každou minutu: pokud se velmi rychle zapisujeme, chybějící minuta může při obnovení obnovit docela dost dokumentu.
3) Jak používat Windows File History
Chceme-li další záložní systém, abychom mohli také obnovit soubory poškozené chybami, náhlými restarty nebo malwarem, můžeme se spolehnout na záchranný systém s názvem Historie souborů, který je přítomen ve Windows 10 (ale také na předchozích verzích operačního systému) ).
Chcete-li v systému Windows aktivovat historii souborů, otevřete nabídku Start vlevo dole, vyhledejte nastavení zálohování a otevřete první položku, která se zobrazí nahoře; z nové nabídky jsme nastavili záložní jednotku (USB flash disk, externí pevný disk nebo jakýkoli síťový prostředek) kliknutím na Přidat jednotku .
Po přidání cesty zálohy klikneme na Další možnosti, vybereme Každých 10 minut v nabídce Zálohovat soubory a nakonec přidáme záložní složku (kam jsme uložili soubory Office) kliknutím na tlačítko Přidat složku .
Systém se automaticky zálohuje každých 10 minut, takže vždy budete mít kopii dokumentů sady Office na samostatném disku. Chcete-li se dozvědět více o záložních systémech, doporučujeme vám přečíst si níže uvedenou příručku.
PŘEČTĚTE SI také -> Zálohujte uživatelské složky pro uložení osobních údajů ve Windows
