Práce a psaní v aplikaci Word (nebo ekvivalentních programech, jako je LibreOffice Writer nebo Google Docs) znamená zabývat se všemi problémy a obtížemi formátování textu. Zápis dokumentu do počítače je snadný, ale formátování textu nebo změna způsobu jeho prezentace, odsazení, konce stránek, okraje atd. Může být frustrující, pokud neznáte základy.
každý bude mít problém vidět prázdné stránky uprostřed dokumentu, nebude schopen rozdělit kapitoly, vidět, že se tisk liší od toho, co vidíte na obrazovce.
Ve Wordu můžete hodně vylepšit vytváření dokumentů a co nejvíce omezit chyby a aniž byste se museli učit, jak formátování textu funguje v aplikaci Word a jaké nástroje jsou k dispozici pro jeho ovládání .
Pokyny v tomto článku jsou založeny na aplikaci Word 2010, ale pokud není uvedeno jinak, měly by fungovat s předchozí i novější verzí aplikace Word.
PŘEČTĚTE SI také: Používejte Microsoft Word profesionálně a rychle pomocí 5 užitečných funkcí
1) Tři úrovně formátování v aplikaci Microsoft Word
Prvním trikem pro formátování dokumentu v aplikaci Word je porozumět tomu, jak aplikace Word interpretuje formátování textu.
Lidská mysl si myslí, že dokument se skládá ze slov, která tvoří věty, věty, které tvoří odstavce, odstavce, které tvoří stránky atd.
U aplikace Word je však každý dokument tvořen třemi základními úrovněmi:
- Sekce : Každý dokument aplikace Word má jednu nebo více oddílů.
- Odstavce : Každá sekce obsahuje jeden nebo více odstavců.
- Znaky : Každý odstavec má jeden nebo více znaků.
Word umožňuje použít formátování na celý dokument nebo na specifické stránky dokumentu, ale ve skutečnosti je každé pravidlo vždy aplikováno na jednu z těchto tří úrovní, a nikoli na celý dokument.
2) Podívejte se na skryté znaky
Chcete-li se naučit, jak formátovat text v aplikaci Microsoft Word a pracovat se styly, musíte vždy udržovat skryté znaky viditelné, alespoň dokud nebudete tak dobří, že je „uvidíte“, i když nejsou pro oko viditelné.
Na hlavním panelu nástrojů klepněte na tlačítko se symbolem ¶ a zobrazte netisknutelné a skryté znaky, které jsou symboly struktury dokumentu.
List bude nyní vypadat rozmazaný s tečkami po stranách a ¶ na konci každé řádky končící tečkou.
V aplikaci Word je každé tlačítko, které stisknete na klávesnici, znak, ale jsou vidět pouze písmena, čísla a interpunkční znaménka.
Pomocí možnosti Zobrazit skryté znaky zkuste stisknout Enter, Tab a mezerník, abyste pochopili, že jsou interpretovány také jako znaky, nikoli pro tisk.
Při kopírování a vkládání do textu se tyto znaky také zkopírují.
To může být trochu ošklivé vidět všechny ty podivné postavy kolem textu, ale musíte si zvyknout na kontrolu formátování.
Opakovaným stisknutím tlačítka ¶ lze skryté znaky vždy deaktivovat.
Přesně můžete určit, které znaky chcete zobrazit a skrýt, přejděte do nabídky Soubor -> Možnosti -> Zobrazit .
Jediné, co nevidíte, jsou konce sekcí v dokumentu, viditelné pouze při přepnutí do zobrazení konceptu (nabídka Zobrazit -> Struktura ).
3) Zkontrolujte sekce
Sekce řídí celý tok dokumentu.
Všechny dokumenty aplikace Microsoft Word začínají jednou částí, která se změní po přidání následujících změn:
- Je vložen ruční konec oddílu.
Můžete vytvořit novou sekci ručně vložením konce oddílu (v nabídce Word Layout -> Breaks )
Existují dva typy zalomení sekcí, jeden, který rozbije text na stránce, druhý, který udržuje psaní na stejné stránce, kde je konec vložen.
V aplikaci Word jsou také liché a sudé konce stránek.
- Formátování konkrétních stránek se změní.
Pamatujte, že Word nevidí stránky, pouze sekce.
Při změně formátování konkrétní stránky nebo rozsahu stránek vytvoří aplikace Word novou sekci tím, že automaticky vloží konec oddílu nad a pod.
Všechny změny formátování na úrovni stránky se použijí na celou sekci.
Sekce vás mohou opravdu zbláznit, pokud opravdu nechápete, jak je spravovat a co jsou, zejména proto, že k jejich řízení potřebujete použít návrhové zobrazení.
Obvyklou chybou pro začátečníky je přepnout na psaní na následující stránku bez přerušení stránky a několikrát stisknout Enter.
4) Použijte odstavce
Odstavec je pravděpodobně nejdůležitějším prvkem dokumentu aplikace Microsoft Word.
Úspěch ve formátování textu vše závisí na pochopení, jak to funguje.
Odstavec je věta, která končí zalomením a následným použitím. a poté stiskněte klávesu Enter.
V aplikaci Word je odstavec označen znakem ¶
Značka odstavce je důležitý a zvláštní znak, protože nám říká vše o struktuře textu.
Znázornění symbolu to nám umožňuje vyhnout se chybám, jako je přesun na další stránku několikrát stisknutím klávesy Enter nebo ztrátou formátování v kopii a vložení.
Je to proto, že symbol ¶ není také zkopírován.
Pro psaní na Wordu je nezbytné vidět tyto postavy a vždy vědět, kde končí věta.
5) Pomocí stylů uspořádejte a použijte formátování
Jedním stylem je kolekce formátovacích informací, které lze aplikovat na část textu najednou.
Styly jsou užitečné pro použití stejného formátování v dokumentu.
Domovská nabídka aplikace Word vám umožňuje vybrat si z některých předdefinovaných stylů, které jsou dvou typů: odstavcové a znakové styly.
Rychlé styly jsou k dispozici z rozbalovací nabídky na hlavním panelu.
- Styly odstavců zahrnují formátování, které se použije na celý odstavec (tabulky, řádkování, ohraničení a odsazení), a také formátování znaků (typ písma, velikost, barva).
Styly odstavců jsou označeny znakem ¶.
- Styly znaků obsahují pouze informace o formátování vybraných znaků v odstavci.
Styly znaků zahrnují pouze formátování znaků, písmen a čísel.
Pokud použijete znakový styl v odstavci, přepíše styl odstavce.
Existující styly můžete upravovat, ale nejlepší je nechat je tam, kde jsou, a pokud si přejete mít tuto kontrolu, vytvořte si vlastní .
V nových možnostech vytváření stylů je lepší přidat je do nabídky rychlých stylů, ale neaktivovat možnost automatické aktualizace.
Je lepší používat stejný styl automaticky pro následující odstavec, abyste měli jednotný dokument.
U titulů nebo titulků je lepší použít různé styly.
Všechny základní styly v aplikaci Word jsou plně vysvětleny v příručce Italská kancelář na této stránce.
6) Nejprve připravte dokument
Není nic frustrujícího, než se snažit vyřešit problémy s oddíly v aplikaci Word nebo vyřešit problém se styly hotového dokumentu.
Nejlepší způsob, jak psát na Word, je udělat to bez obav o formátování a poté, co skončil, otevřete nový dokument, připravte jej správně a zkopírujte text ze starého do nového a vložte jej jako neformátovaný text.
Jiný článek uvádí program pro vkládání zkopírovaného textu bez formátování.
PŘEČTĚTE SI TAKÉ: Vychutnejte si tabulku ve 4 krocích (Excel, LibreOffice a Disk Google)
