Časem se rodí a umírají nové komunikační systémy, ale ten hlavní po více než deset let byl vždy stejný, e-maily. Dnes se však i služby pro příjem e-mailů liší mezi moderními a inovativními, s možnostmi organizování pošty různými způsoby a staromódními, stejnými jako před deseti lety, bez jakéhokoli zlepšení.
PŘEČTĚTE SI také: Nejlepší bezplatné e-mailové stránky, kde si můžete vytvořit e-mailovou adresu
Google Mail, nazývaný Gmail, je určitě nejsilnější a nejrůznější e-mailovou službou s možností přes web, proto pro ty, kteří mají potíže se správou příchozí pošty, v tomto článku uvidíme některé důležité triky, které potřebujete vědět, aby se zjednodušila správa. nových přijatých e-mailů .
Je to otázka nastavení automatizovaného systému, který ukládá poštu, protože, jak víte, pokud necháte tento úkol na ruce uživatele, navzdory veškerému úsilí nevyhnutelně skončíte ztrátou války s nepořádkem.
Chcete-li automatizovat doručenou poštu Gmail, abyste se nemuseli starat o ztrátu důležitých e-mailů a zpráv, můžete pomocí těchto interních funkcí e-mailové stránky google postupovat podle těchto 6 tipů.
Toto je přehled úplného průvodce Gmailem .
1) Pomocí filtrů a štítků automaticky spravujte příjem příchozích zpráv .
Už jsem o tom mluvil v minulosti v článku s obecným návodem k vytvoření e-mailových filtrů na Yahoo Mail, Hotmail a dalších poštovních službách včetně Gmailu.
Znalost vytváření filtrů v Gmailu je nezbytná pro vytvoření nových filtrů pokaždé, když v doručené poště obdržíte novou zprávu, která není automaticky katalogizována.
Takže pokud máte všechny přijaté zprávy v chronologickém pořadí, ale bez rozlišení, je na čase vytvořit filtry a štítky pro třídění pošty do různých složek podle odesílatele, předmětu nebo jiných kritérií.
Jako štítky nejsou zprávy ve skutečnosti přesunuty z obecného seznamu doručených, ale pouze filtrovány a rozlišovány ve skupině, což usnadňuje jejich vyhledávání a vyhledávání.
Štítky jsou uvedeny na levé straně stránky v nabídce Gmail.
Když obdržíte ve své doručené poště novou e-mailovou zprávu, která nemá štítek, otevřete ji nebo vyberte a poté stiskněte tlačítko štítek, další vedle tlačítka „ Ostatní “ a vytvořte novou.
V ideálním případě by se na každou opakující se zprávu měl použít štítek .
Například štítek se použije na oznámení na Facebooku, další štítek se použije na e-maily zpravodajů Navigaweb, další na pracovní zprávy a tak dále.
Jakmile vytvoříte nový štítek pro zprávu, ujistěte se, že všechny další příchozí podobné té, které jsou stejné, jsou automaticky označeny stejným způsobem, otevřete e-mail, stiskněte tlačítko „ Jiné “ a v rozevíracím seznamu, klikněte na „ Filtrovat zprávy tohoto typu “.
Tímto způsobem je pravidlo vytvořeno automaticky a rychle, čímž jsou spojeny všechny zprávy ze stejné e-mailové adresy nebo vytvořeného štítku.
Filtr lze upravit výběrem jiného kritéria, například pokud obsahuje v předmětu konkrétní slovo nebo pokud jej neobsahuje, nebo má-li zpráva přílohu či nikoli.
Poté klikněte na " Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním " a vyberte poslední akci, která může být ve skutečnosti použít pro tyto zprávy již existující nebo nově vybraný štítek.
Ve filtru můžete také vybrat více současných akcí z dostupných; například odpověď ve výchozím nastavení, ignorování zprávy, označení jako již přečtené nebo jako důležité.
Například čistě informativní e-maily, které není třeba otevírat a číst, lze ignorovat a archivovat, zatímco e-maily automatických zpravodajů lze označit jako již přečtené a označené pouze pro jejich nalezení v případě potřeby.
Vytvoření výchozí odpovědi pro všechny zprávy přijaté v Gmailu určitého typu může být nejlepším krokem k odlehčení pracovního vytížení, když je monotónní, nebo k informování odesílatele, že zpráva byla přijata a brzy bude zodpovězena.
Po vytvoření filtru je důležité pamatovat na možnost Použít filtr také na odpovídající zprávy, abyste se ujistili, že pravidlo je retroaktivní a platí také pro zprávy již přijaté v minulosti.
UPDATE: E-mail v Gmailu je nyní uspořádán do zvláštních karet a kategorií
2) Odesílání nebo přijímání příloh v Gmailu pomocí Skydrive, Dropbox, Box a Google Drive je skvělý způsob, jak zabránit tomu, aby přílohy zabíraly příliš mnoho místa v Gmailu.
Kromě toho, bez instalace pluginů, jak je vidět ve zprávách z prosince, můžete v Gmailu odesílat připojené soubory až do 10 GB.
3) Převeďte e-maily na aktivity kalendáře
Jednou z nejzajímavějších věcí v Gmailu je jeho integrace s Google Tasts a Kalendářem Google.
Pokud otevřete e-mail, kliknutím na nabídku Další v horní části si můžete vybrat, zda chcete vytvořit aktivitu spojenou s vybranou zprávou .
Bohužel nemůžeme automatizovat vytváření plánovaných činností na základě e-mailů, ale vždy můžeme vytvořit filtr a novým štítkům označit „možné činnosti“.
PŘEČTĚTE SI SI také: Průvodce úkoly Google k vytváření seznamů aktivit, událostí a schůzek online
4) Rozlišujte příchozí zprávy na základě přijímající e-mailové adresy .
Je důležité si uvědomit, že filtr v Gmailu lze také použít rozlišením příchozích zpráv na základě e-mailové adresy, na kterou byl e-mail odeslán.
Tento typ filtru je užitečný například v případě, že používáte Gmail jako web, kde můžete také přijímat zprávy z jiných poštovních schránek.
Ještě lépe můžete použít tuto možnost filtru s aliasy Gmailu .
Pro adresu Gmailu existují nekonečné aliasy .
Pokud byla například e-mailová adresa , aliasy jsou
Například může být označen jako Facebook adresa nebo může být zadáno jako pracovní adresa .
V dalších článcích, dalších trikech, jak udržet doručenou poštu čistou a uspořádanou :
- Odhlásit se z automatického zpravodaje a e-mailů
- Automatické filtry pro sociální aktualizace, upozornění a informační bulletiny
- Průvodce pokročilým vyhledáváním pošty v Gmailu
