Když začne být množství doručené pošty, aby bylo možné odlišit důležité e-maily od reklamních, komerčních, od zpravodajů nebo oznámení na Facebooku, je nutné zřídit určitou organizaci. Ať už používáte jakoukoli e-mailovou službu, jedním ze základních kroků je přiřadit ke všem zprávám štítky, aby je bylo možné shromažďovat podle kategorií důležitosti.
Viděli jsme, jak si v Gmailu objednávat e-maily tím, že vytváříme filtry, štítky a aliasy, abyste mohli automaticky třídit zprávy a mohli si je přečíst podle odesílatele podle předmětu nebo typu zprávy.
Kromě této základní práce můžete i nadále vylepšovat správu e-mailu díky četným rozšířením pro Gmail, která mění jeho vzhled a fungování.
Mezi nimi je ten, který stojí za to vyzkoušet profesionální a bezplatný klasifikační systém e-mailů (alespoň prozatím ): Sortd
Sortd lze nainstalovat jako rozšíření prohlížeče Google Chrome vyžádáním pozvánky na webu aplikace.
Pozvánka je doručena okamžitě, takže stačí uvést vaši e-mailovou adresu, na kterou bude aktivační kód přijat.
Po aktivaci rozšíření můžete sledovat prohlídku s průvodcem a začít třídit e-maily podle personalizovaných kritérií .
Rozhraní Gmail s Sortd je rozděleno do dvou sekcí: na straně zpráv, uprostřed jsou 4 původně prázdné sloupce, ve kterých můžete zprávy přesouvat myší.
Výchozí sloupce jsou: co dělat, následovat, seznam 1 a seznam 2.
Každé z těchto jmen lze změnit pro snazší rozpoznávání stisknutím šipky dolů vedle každého nadpisu.
V každém sloupci můžete přidávat úkoly nebo přesouvat e-maily tím, že je klasifikujete jako úkoly nebo úkoly.
Každá zpráva přidaná do jednoho ze sloupců může být označena jako dokončená aktivita nebo jako aktivita, která má být provedena, může být zvýrazněna barvou pro snadné rozpoznání, může být změněna v názvu nebo smazána.
Potom můžete změnit pořadí a přeskupit e-maily, přidat nové položky ručně, seskupit e-maily do jediné aktivity a přidat nové seznamy.
Kliknutím na e-mail z názvu na levé straně obrazovky se uprostřed zprávy otevře celá zpráva.
V pravém horním rohu si všimnete několika tlačítek přidaných společností Sortd, včetně tlačítek pro vytvoření aktivity, kterou si musíte zapamatovat, a tlačítka pro odložení, to znamená, abyste tento e-mail dostali znovu jako za několik hodin nebo dnů.
Kliknutím na e-mail přidaný do jednoho ze sloupců Sortd se zpráva otevře s několika dalšími možnostmi, včetně možnosti přidávat poznámky a připomenutí s upozorněním .
V rozhraní Sortd jsou všechny složky Gmailu viditelné stisknutím šipky dolů vedle názvu složky Doručená pošta vlevo nahoře.
Automatické filtry Gmailu lze vybrat stisknutím tlačítek bezprostředně pod vyhledávacím polem.
Pokud se chcete rychle vrátit do klasického rozhraní Gmailu, stačí stisknout klávesu Gmail umístěnou na pravé straně červeně.
V klasickém režimu zobrazení Gmail zabírá Sortd pouze sloupec napravo a umožňuje třídit zprávy stejným způsobem přetažením.
Chcete-li Sortd efektivně využít a klasifikovat přijaté e-maily, můžete sledovat toto referenční zrcadlo:
- Vytvořte úkol s názvem „dnes“ a každé ráno přesuňte důležité e-maily dovnitř.
- Podobně vytvořte úkol s názvem „Později“ a přesuňte e-maily, které v něm mohou čekat, a také napište datum, ke kterému musí být tento úkol vyřešen.
Úkol s názvem „Úkol“ je užitečný pro klasifikaci e-mailů s činnostmi, které mají být provedeny, avšak bez uzávěrky.
- Úkol „Dokončeno“ pro seskupení e-mailů a přidaných činností, které můžeme považovat za dokončené.
PŘEČTĚTE SI TAK: Ke správě pošty lze místo Gmailu použít doručenou poštu
