Kolikrát jsme museli ručně vyplňovat písmena, štítky nebo pozvánky s různými informacemi o každém z nich: v zásadě musíme kopírovat šablonu dopisu nebo štítku na celý list (pevná data) a do každého vyplňte různá zadaná data (flexibilní data). Tato operace může být velmi únavná a opakující se, ale naštěstí programy používané pro psaní a správu dat nám dávají skvělou ruku při hromadné korespondenci, což nám umožňuje replikovat flexibilní data v modelech vytvořených s pevnými daty., aby se v jednom pádu vytvořily všechny lístky, písmena nebo štítky se všemi potřebnými údaji. V této příručce vidíme, jak provádět hromadnou korespondenci v aplikacích Word, Excel a LibreOffice, takže si můžete čas od času vybrat nejlepší program, který tuto operaci provede na našem počítači.
PŘEČTĚTE SI také: Hromadná korespondence v Gmailu k odeslání personalizovaných e-mailů více kontaktům
Jak provést hromadnou korespondenci
Pokud potřebujeme vytvořit mnoho výtisků s pevnými daty a flexibilními daty, přečtěte si následující kapitoly, abyste mohli dosáhnout cíle, aniž byste museli ručně psát všechna data, což výrazně zrychluje tisk dopisů, lístků, štítků atd.Jak hromadně korespondovat s Wordem a Excelem
Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, začneme psát pevnou část našeho dokumentu na Word: můžeme získat pomoc při realizaci modelů nabízených programem Office, abychom měli základnu, od které se má začít.
Jakmile je „pevná“ část dokončena, musíme v dokumentu označit sloučené výtisky, tj. Části, které mají být vyplněny pružnými daty. V nabídce Dopisy klepněte nahoře nahoře a poté na Spustit hromadnou korespondenci -> Průvodce hromadnou korespondencí .
Napravo od dokumentu se otevře postranní panel, kde budeme vedeni při vytváření hromadné korespondence: vybereme typ tisku, který má být proveden ( dopisy, e-maily, obálky, štítky nebo seznam ), stiskneme dolů Další, vybereme Použít dokument aktuální nebo Změnit rozvržení dokumentu (program vygeneruje pole, která mají být vyplněna samostatně), stiskněte znovu tlačítko Další a v další části vyberte Vytvořit nový seznam pro generování flexibilních dat.
Pro větší pohodlí můžeme také použít Excel, mnohem vhodnější pro generování dat pro hromadnou korespondenci; Ponecháme-li dokument Word na chvíli pozastavený, otevřeme Excel a začneme vkládat data, která mají být použita pro hromadnou korespondenci, do různých řádků a sloupců.
Za tímto účelem můžeme také vytvořit jednoduchou tabulku, abychom vše upravili tak, jak je to možné, a usnadnili úkol jednou zpět v aplikaci Word.
Jakmile jsme vytvořili dokument Excel s pružnými daty a uložili tabulku, vraťme se zpět k dokumentu Word a na postranním panelu přejděte do sekce pro výběr dat, abychom mohli stisknout tlačítko Procházet .
Otevře se okno, kde musíme jednoduše vybrat dříve vytvořený dokument Excel; poté se nás program zeptá, zda chceme použít tuto tabulku nebo zda chceme ručně vybrat data, která mají být použita.
Tímto způsobem vytvoříme příjemce hromadné korespondence, která se objeví ve vyhrazeném okně.
Vše, co musíme udělat, je zkontrolovat zadání dat a nakonec kliknout na OK .
Abychom mohli dospět k závěru, musíme kliknout na Next v pruhu na pravé straně, zvolit uspořádání štítků generovaných daty (buďte opatrní, aby se shodovaly s částí, kterou chceme vyplnit pružnými daty!), Stiskněte znovu na Next, zkontrolujte obálky jeden po druhém, písmena nebo štítky generované aplikací Word a nakonec tisknou na poslední obrazovce klávesou Tisk (po posledním stisknutí tlačítka Další ).
Pokud nejsme s výsledkem spokojeni, můžeme také upravit jednotlivé štítky, písmena nebo obálky vytvořené pomocí tlačítka Upravit jednotlivé štítky, které se nachází na poslední obrazovce průvodce.
Jak provést hromadnou korespondenci na LibreOffice
Pokud na našem počítači nemáme možnost používat Microsoft Office, můžeme vždy nainstalovat bezplatnou sadu LibreOffice, pomocí které můžeme provést hromadnou korespondenci (zde se nazývá sériový tisk).Otevřeme program LibreOffice Calc a vložíme všechna flexibilní data, která mají být použita v následném tisku serií, přičemž dbáme na jejich objednání v tabulce.
Uložte tabulku a otevřete program LibreOffice Writer, začněte psát nebo vytvářet pevný model, který bude použit pro hromadnou korespondenci, poté otevřete nabídku Nástroje a klikněte na položku Průvodce tiskem v sérii .
Z této obrazovky si můžeme vybrat, zda začít z již otevřeného dokumentu nebo nahrát jiný dokument nebo model stažený z Internetu ; Jakmile se rozhodnete, stiskněte dolů na Další, vyberte, zda chcete vytvořit dopis nebo e-mailovou zprávu, a stiskněte znovu na Další, abyste se dostali na nejdůležitější obrazovku, kde můžete zadat blok adres.
Nyní klikněte na Vybrat seznam adres a v novém okně klikněte na Přidat pro přidání tabulky vytvořené dříve pomocí Calc (konkrétně kontingenční tabulka vytvořená pro třídění dat).
Po načtení flexibilních dat stiskněte tlačítko Other pro výběr formátu dat a poté vyberte pole Combine, aby bylo možné zvolit, která data použít ve vybraném formátu.
Nyní stiskneme OK, zkontrolujeme, zda všechny vygenerované dokumenty mají data, která jsme nahráli, pak znovu stiskneme Další, zvolíme nejvhodnější formu pozdravu, znovu stiskneme Další a upravíme rozložení dat v dokumentu, abychom mohli zobrazit konečný výsledek.
Vrátíme se k dokumentu Writer, tentokrát rozdělenému na tolik dokumentů, kolik je k dispozici výtisků (v horní části se zobrazí nový panel nástrojů). Chcete-li zahájit proces tisku, jednoduše stiskněte ikonu Tisk složených dokumentů .
závěry
Hromadná korespondence může být v kanceláři velmi užitečná, když musíme poslat jeden dokument několika lidem a ve skutečnosti musíme změnit pouze uvítací zprávu, záhlaví a závěrečné pozdravy u každé z nich. Může být také velmi užitečná v domácnosti pro svatební pozvánky, speciální pozvánky nebo přizpůsobené vstupenky pro každého hosta: po krocích, které jsme ilustrovali, budeme moci tisknout sloučení pomocí Wordu a Excelu (k dispozici jako placené programy) a LibreOffice (k dispozici) zdarma).Nevíme, jak vytvářet štítky v aplikaci Word "> Jak vyrábět štítky v aplikaci Word.
Pokud místo toho musíme provést fakturu pomocí Excelu, zveme vás k přečtení našeho článku Jak vytvořit fakturu v Excelu, od začátku, jednoduše a přizpůsobeně .
Na závěr vám doporučujeme podívat se na Jak tisknout vizitky pomocí Wordu nebo LibreOffice, což je opravdu užitečné, pokud potřebujeme mnoho vizitek s pevnými daty.
